Vous cherchez à savoir quelles charges peuvent être légalement refacturées au locataire et lesquelles doivent rester à la charge du propriétaire ? Voici un guide clair, sourcé et opérationnel pour bailleurs, locataires, gestionnaires et étudiants en droit.
Que signifie « dépenses mises par convention » dans un bail d’habitation ?
En location vide ou meublée, les charges que le bailleur avance puis refacture au locataire s’appellent charges récupérables. Leur périmètre est défini par la loi : l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 encadre le principe (provisions, régularisation au moins annuelle, justificatifs), et le décret n° 87-713 du 26 août 1987 en fixe la liste détaillée (services, entretien des parties communes/équipements collectifs, impositions récupérables). Une clause du bail ne peut ni élargir ni déroger à ces textes au détriment du locataire.
Quelles sont les charges récupérables… même sans clause particulière ?
Le décret 87-713 autorise la récupération des dépenses liées aux services (eau froide/chaude, chauffage collectif, ascenseur, nettoyage), à l’entretien courant des parties communes/équipements (VMC, interphonie, espaces verts) et à certaines impositions (TEOM notamment). Le bailleur doit justifier le montant et la répartition, et procéder à une régularisation annuelle sur la base des dépenses réelles.
La TEOM peut-elle être refacturée au locataire ?
Oui. La taxe d’enlèvement des ordures ménagères fait partie des impositions récupérables ; elle est refacturable au réel (hors frais de gestion). Cette possibilité est confirmée par les portails officiels (Service-public, impots.gouv.fr).
L’entretien de la chaudière est-il à la charge du locataire ?
Chaudière individuelle : l’entretien annuel relève du locataire (obligation réglementaire assortie d’une attestation).
Chauffage collectif : l’entretien est pris en charge par l’immeuble et récupérable via les charges si le poste figure au décret 87-713.
Qu’est-ce qui relève des réparations locatives (locataire) et des gros travaux (bailleur) ?
Les réparations locatives (menus remplacements, réglages, entretien courant) sont à la charge du locataire ; les grosses réparations, remplacements d’équipements vétustes et travaux de mise en conformité restent à la charge du bailleur. La frontière est précisée par le décret n° 87-712 et les fiches officielles (Service-public).
Quelles dépenses ne peuvent pas être mises à la charge du locataire, même « par convention » ?
Ne sont pas récupérables : frais de gestion/administration du bailleur (hors cas prévus par la loi pour l’état des lieux en meublé), travaux d’amélioration ou de remise à niveau structurelle (toiture, façade, électricité aux normes), assurances propriétaire, frais de syndic bailleur, frais de gestion de la TEOM. Si la dépense n’est pas prévue par le décret 87-713, elle ne peut être rendue récupérable par une clause.
Comment se fait la régularisation et quels justificatifs fournir ?
Le bailleur peut appeler des provisions mensuelles et doit régulariser au moins une fois par an en comparant provisions et dépenses réelles. Un mois avant la régularisation, il communique le décompte par nature, le mode de répartition (m², tantièmes, compteurs) et, si besoin, la note de calcul du chauffage collectif. Le locataire peut consulter factures/contrats/avis d’imposition.
Check-list express (2 listes pour aller à l’essentiel)
Bailleur – sécuriser la clause et la régularisation
S’en tenir strictement au décret 87-713 ; préciser la base de répartition et conserver les justificatifs.
Informer un mois avant la régularisation et permettre la consultation des pièces.
Locataire – contrôler ce qu’on vous facture
Vérifier que chaque poste figure au décret 87-713 et que la TEOM est refacturée au réel (sans frais de gestion).
Distinguer réparations locatives (décret 87-712) et gros travaux (bailleur).
Les « dépenses mises par convention » ne constituent pas une catégorie autonome : elles coïncident avec les charges récupérables définies par l’article 23 de la loi de 1989 et la liste du décret 87-713. En pratique, un bail lisible, des justificatifs accessibles et une régularisation annuelle bien documentée protègent à la fois bailleur et locataire.